合宿成功マニュアル
学生合宿専門の旅行会社オーナーズトラベルのスタッフが教える、失敗しないサークル合宿・ゼミ合宿の企画の仕方！
創業20年以上の経験を惜しみなくここで教えます！
見積りを依頼する前に…
まずはメンバー内で打ち合わせ。
合宿のおおまかなイメージを作っていきましょう！
いい宿・いい日程は1年以上前から予約が入ることもあります。
早めのスタートが、いい合宿先を見つけるカギです！
1.日程を決める
できれば第1～3希望くらいまで決めておきましょう。
もしくは1週間単位くらいで幅を持たせるのもGOODです。
その際、行き先や泊まる宿を優先するのか、希望の日程を優先するのか決めておくとスムーズです。
2.大体の人数を把握する
大まかに男性〇名くらい・女性〇名くらいと男女別の人数が分かるとGOODです。
参加未定の人は別で数えておくといいですね。
予約後でも人数変更できますのでご安心ください。
特に貸切宿をご希望の場合は人数がどのくらいになるかが大切です。
3.希望の行き先や必要な施設を決める
もちろん具体的な地名を挙げなくても大丈夫です。
「海の近く」「涼しい山方面」「都内からバスで3時間以内」というようなざっくりしたものでも構いませんし、「夕食はBBQ」「バスケができる体育館」「会議室で発表」「温泉に入ってから宴会場で飲み会」など、細かいご希望も大歓迎！
皆様のご希望から、最適な宿泊先を探し出すのが旅行会社の腕の見せどころです！
ただし全部を盛り込むのは難しいので、何が１番やりたいのか、優先順位をつけておいて下さいね！
旅行会社に依頼すると、料金が高くなっちゃう？
いいえ！
手数料などをお客様へ請求する事は基本的にはありません。
むしろ、旅行会社経由の方がいろんな割引や特典がついて、むしろお得になったりします！
さらにお見積りは完全無料ですので、いろんな宿を見比べられて便利です。
幹事さんが宿のホームページなどを見て直接予約しようとすると、希望の日程や人数で断られてしまう場合もあり、また始めから宿探し…と、なかなか宿が見つからない！なんてことも…
でも、たくさんの宿を知ってる旅行会社なら、お客様の要望に近いプランをご提案できるんです。
宿のホームページを見ても、気になる情報が載っていないことも多いですよね。
そんな時は、旅行会社独自の宿情報！
実は合宿向けの民宿やホテルはインターネット上に情報がないところが沢山あるんです。
合宿専門の旅行会社なら、皆様の気になっている情報もお知らせできます！
親切な旅行会社さんを選ぶポイントを教えてください！
…答えにくい質問ですが、はっきり言っちゃいますね。
ズバリ！大切なのは旅行会社の担当者です。
＜こんな旅行会社は要注意！＞
・断ってもしつこく連絡してくる
・約束なく訪ねてくる→「今キャンパス内にいるので会いましょう！」
・返事を急かす→「今ここで決めてくれたら〇円お安くしますよ！」
・料金や条件をはっきり言わない、または最初に言った希望や条件と明らかに違う
・予約が完了した途端に態度が豹変！
→細かい要望などは宿に直接連絡させるなどサポートしてくれない
→質問してもなかなか返事が来ない
・担当者がコロコロ別の人に替わる
では親切な旅行会社・担当者を選ぶ具体的なポイントは？
★見積依頼から3日以内に、電話またはメールやLINEで連絡がくる。
★見積依頼から1週間以内にプランの提案をしてくれる。
★電話やLINEで質問した際、すぐ回答があり正確でわかりやすい。
★担当者が宿や周辺施設をよく知っている。
★ホームページにお客様からの声や合宿の写真が載っている。
旅行会社によっては、すぐ契約を求めたり、話し合う隙を与えないようなところもありますが、それでは最高の合宿は生まれないと思います。
当社の見積りを見ながらメンバーさんと話し合って、いろいろなプランと比較してみてください。
ただし、旅行はナマモノ！
いい宿やいい日程は、ゆっくり時間をかけているうちに、他の団体にとられてしまっては元も子もありません。
素早い決断も幹事さんの大事な仕事です！
みんなの希望がまとまったら？
以上の事をふまえて、お見積りフォームに記入してみて下さい。
もちろん分からないことや決まっていないことがあっても大丈夫です。
お見積りは完全無料ですので、お気軽にご相談ください♪
頂いたご希望やご条件の内容をもとに、お客様に最適なプランをご提案します。
電話やLINEでご連絡したあと、担当者が直接大学などに伺って、ご相談に乗ることもできます。
どんな人が担当してくれるのか、実際に会ってみれば安心ですよね！
宿までの移動手段をどうしたら良いか、悩んでます…
貸切バス・車・電車・高速バス が主な移動手段です。
参加者が30人以上いる場合は、自由度の高い貸切バスが断然便利です！
お申込み確定！
宿泊先、移動手段、体育館や会議室などの手配も終わり、次は合宿先でのイメージを膨らませましょう！
現地での移動や買い出し、お風呂や宴会場を使える時間、万が一の雨対策、荷物を前もって宅配便で送れるかなど、細かい事も一緒に確認していきますよ。
できれば現地で下見しておきたいんですが・・・
是非、現地に下見に行って写真やホームページではない本物を見てください！
日帰りでの下見は料金は一切かかりません。(交通費は自己負担となります)
下見が合宿成功への鍵になります。(←これ絶対！)
＜下見でのポイントは？＞
・宿の備品や買い出しのできる場所、細かいスケジュールなどを考えておいてください。
・合宿2〜3か月前には下見に行きましょう。中心メンバーの3〜4人で行くとチェックも行き届きます。
・コンパやお風呂、送迎などのルールを宿の方にも直接確認しましょう。
・宿オーナーさんは合宿成功のための大切なパートナーなので、沢山の情報共有しておくとBEST！
(オーナーさんにちょっとした手土産を持参する幹事さんもいます！)
いよいよプランも決まって、ここからが重要なお仕事！
≪お支払い≫
予約確定日から1週間以内に予約金（1団体につき50,000円）をお振込みください。
残金（総額－予約金50,000円）は、ご出発2週間前を目処にお振込み頂きます。
※注意※
予約金は手数料ではありません！宿泊代金の一部を前金としてお預かりするものです。
≪人数確定≫
ご出発21日前までに人数を確定させてください。（例外あり）
これ以降に人数が減ってしまうと、減員によるキャンセル料が発生するので注意！
ご出発7日前までには参加者名簿を作成頂きます。
≪ご出発前日≫
貸切バス利用の場合はバス会社名、ドライバー名、ドライバーの連絡先をご案内します。
≪ご出発当日≫
忘れ物やケガに気をつけて、楽しんでいってらっしゃいませ！
それでも合宿中にアクシデント！どうすれば…
まずは旅行会社に連絡し相談しましょう！
この点もお客様が旅行会社を利用する大きなメリットです。
宿の方に直接だと言いにくいことは旅行会社から宿へ伝えることもできます。
また、万が一の怪我に備えて、旅行傷害保険にも入っておきましょう。
合宿が終了！お疲れさま〜♪の前に・・・
是非、合宿の感想をお聞かせください！
皆様からの率直なご意見が他団体の幹事さんにとって貴重な情報源になります。
そして「もっといい合宿企画しよう！」という、私たち旅行会社のエネルギー源にもなるのです！
担当から幹事さんへ合宿後のアンケートフォームをお送りするので、ご回答をお願いします。
その際には是非、合宿中の楽しい写真も一緒に送ってください！ホームページやSNSでご紹介します！
そして次回の合宿予定と、次の幹事さんの引き継ぎをお願いします。
合宿の予約は早いもの勝ち！
1年以上前でも予約は可能なので、スタートダッシュで他団体に差を付けましょう！
合宿の幹事さんは初めてのことばかりで、不安がいっぱいだと思います。
上記を参考に、1つ1つの課題をクリアしていけばきっと大丈夫！
参加メンバーから『今までの合宿で1番楽しかった！』と言ってもらえる合宿を企画してくださいね。
心から応援しています！！
オーナーズトラベルスタッフ一同より
サークル合宿
ゼミ合宿
スキー・スノボ合宿
