合宿成功マニュアル

学生合宿専門の旅行会社 オーナーズトラベル高橋がお客様だけに教える、失敗しないサークル・ゼミ合宿プランの立て方

合宿手配18年の経験を、惜しみなくここでご披露します!

見積りを依頼する前に…

まずはメンバー内で打ち合わせ。大体のイメージを作っていきましょう!
いい宿・いい日程は1年前から予約が始まってることもあります。
早いスタートが、いい合宿先を見つけるカギです!


1.日程を決める

できれば第3希望くらいまで決めておきましょう。
その際、行き先や泊まりたい宿を優先するのか、希望の日程を優先するのか決めておくと、何度も打ち合わせせずに済みますよ。


2.人数を把握する

大まかに男性〇名くらい・女性〇名くらいと、男女別の人数が必要です。参加未定の人は別で数えておくといいですね。
後から変更できますので、〇人〜〇人くらい、と目星をつけておきましょう。
特に宿を貸し切りたい場合は大切です。


3.希望の行き先や必要な施設を決める

もちろん具体的な地名を挙げなくても大丈夫。
「海」「山」「大学からバスで2時間以内」というような希望でも構いませんし、「花火!」「BBQ!」「フットサルとバスケ両方できる体育館」「工場見学して、会議室でゼミ」「テニスのあと温泉に入って、朝までコンパ」など、いろんなアイデア大歓迎!
そこから最適な宿泊先を探し出すのが、旅行会社の腕の見せどころです!
ただし全部を盛り込むのは難しいので、何が1番やりたいのか、優先順位をつけておいて下さいね☆

旅行会社に依頼すると、料金が高くなっちゃうんでしょ?

いいえ!手数料をお客様へ請求する事はありません。
むしろ、旅行会社経由の方がいろんな特典がついて、もっとお得になったりします!
さらに見積は無料ですので、いろんな宿を見比べられて便利です。
幹事さんがHPなどを見て直接宿に予約しようとすると、希望の日程や人数で断られてしまう場合もあり、また始めから宿探しのやり直し…何回やっても決まらない!なんてことも…
でもたくさんの宿を知ってる旅行会社なら、お客様の要望に近いプランを複数、ご提案できるんです。


だいたい宿のHPを見ても、みんな同じような雰囲気でよくわからないですよね。
そんな時は、旅行会社の口コミ情報!
実は学生さん向けの民宿って、ネットに情報がないところもまだまだたくさんあるんです。

じゃあ親切な旅行会社さんを選ぶポイントを教えて下さい

…答えにくい質問ですが はっきり言っちゃいますね。
ズバリ☆大切なのは旅行会社の担当者です。


<こんな旅行会社は要注意!>


  • 断ってもしつこく連絡してくる
  • アポなく訪ねてくる→「学内にいるんで会ってお話しましょう!」
  • 返事を急かす→「今ここで決めてくれたら〇円お安くしますよ」
  • 料金や条件をはっきり言わない、または最初に言った条件と明らかに違う
  • 予約が完了したとたん、態度が豹変!
  •   →細かい要望などは宿に直接連絡させるなど、サポートしてくれない
      →質問してもなかなか返事が来ない
  • 担当者がコロコロ替わる

では親切な旅行会社・担当者を選ぶ具体的なポイントは?


★見積依頼から2日以内に、電話またはメールで連絡がくる。

★見積依頼から1週間以内に提案書を送ってくれる。

★電話やメールで質問した際、その日のうちに回答があり、正確でわかりやすい。

★担当者が宿や周辺施設をよく知っている。

★HPにお客様からの声や合宿の写真が載っている。


旅行会社によっては、すぐ契約を求めたり、話し合う隙を与えないようなところもありますが、それでは最高の合宿は生まれないと思います。


当社の見積りを見ながらメンバーさんと話し合って、いろいろなプランと比較してみて下さい。


ただし、旅行はナマモノ。いい宿も日程も、ゆっくり時間をかけているうちに、他の団体にとられてしまっては元も子もありません。


素早い決断も幹事さんの大事な仕事です!

みんなの希望がまとまったら

以上の事をふまえて、見積フォームに記入してみて下さい。
もちろんわからないことや決められないことがあっても大丈夫です。
見積りはすべて無料ですので、お気軽にご相談ください♪
頂いた見積り内容をもとに、お客様に最適なプランを提案します。


電話やメールでご連絡したあと、担当者が大学にうかがって、ご相談に乗ることもできます。
どんな人が担当してくれるのか、実際に会ってみれば安心ですよね!

ところで合宿までの移動手段をどうしたら良いか、悩んでるんです…

<貸切バス><車、レンタカー><電車・高速バス>が主な移動手段ですが、参加者が20人くらいそろうと、自由度の高い貸切バスが断然!便利です。


レンタカーやテーマパークの手配も旅行会社がやってくれますし、割引もありますよ!

お申込み 確定!

宿泊先、移動手段、現地での行楽やグランドなどの手配も終わり、次は合宿先でのイメージを膨らませましょう!
現地での移動や買い出し、お風呂や宴会場を使える時間、万が一の雨対策、荷物を前もって宅配便で送れるかなど、細かい事も一緒に確認していきますよ。

できれば現地で下見しておきたいんですが?

ぜひぜひ行って、パンフレットじゃない本物を見て下さい!


オーナーズトラベルでは、下見は2人まで宿泊無料です。

(貸別荘等、適用されない宿もあります。お問い合わせ下さい)

下見が合宿成功への鍵になります。(←これ絶対!)


<下見でのポイントは?>


  • 宿の備品や買い出し場所、細かいスケジュールなどを考えておいて下さい。
  • 合宿1〜2か月前には下見に行きましょう。2〜3人で行くとチェックも行き届きます。
  • コンパやお風呂、送迎についてのルールを直接確認しましょう。
  • オーナーさんは合宿成功のための大切なパートナーです!しっかり話し合って、仲良くなって下さいね☆
    (ちょっとしたおみやげを持参する幹事さんもいますよ)
いよいよプランも決まって、ここからが重要なお仕事!

≪お振込≫
申込日から1週間以内に予約金(総額の2割程度です)をお振込み下さい。


※注意※
予約金は手数料ではありません!宿泊代金の1部を前金としてお預かりするものです。
お振込を確認したら、予約金預かり証を発行します。
旅行の残金(総額−予約金)は、合宿当日に宿でお支払いください。 (預かり証を持参するのをお忘れなく!)


≪人数報告≫
ご出発21日前までに、人数をご報告下さい。
ここから大幅に減ってしまうと、キャンセル料がかかる場合がありますのでご注意を!


ご出発8日前までに、人数をもう一度ご報告下さい。
それ以降の変更はそのつど、ご連絡下さい。早め早めの確認が合宿成功の秘訣です。


≪ご出発前日≫
バス会社名、ドライバー名、ドライバーの携帯番号をご連絡します。


≪合宿当日≫
忘れ物やケガに気をつけて、楽しんでいってらっしゃ〜い!

それでも合宿中にアクシデント!いったいどうすれば…(>_<)

まずは旅行会社に相談しましょう!
この点も、お客様が旅行会社を利用する大きなメリットです。
宿の方に直接言いにくいようなことも、私たちからお伝えすることで円滑になります。


でもできるだけそんな事が起こらないように、出発前に電話やメールで最終打ち合わせをしてくれる、親切な旅行会社がオススメです。
万が一のケガに備えて、旅行傷害保険にも入っておきましょう。

合宿が終了!お疲れさま〜♪の前に…

ぜひぜひ!合宿の感想をお聞かせください!
みなさんからの率直なご意見が、同じ立場の幹事さんにとって貴重な情報源になります。
そして「もっといい合宿企画しよう!」という、私たちのエネルギー源にもなるのです!
アンケートをお送りするので、回答よろしくお願いします。
その際、合宿の楽しい写真も一緒に送ってくださいね☆ブログでご紹介します!


そして次回の予定と、新幹事さんの引き継ぎをお願いします。
合宿の予約は早いもの勝ち!1年前からの予約もできますので、スタートダッシュで他のサークルに差をつけちゃいましょう☆

合宿の幹事さんは初めてのことばかりで、不安がいっぱいだと思います。
ですが上記を参考に、1つ1つの課題をクリアしていけばきっと大丈夫!
参加メンバーから『今までの合宿で1番楽しかった!』と言ってもらえる合宿を企画してくださいね。
心から応援しています!!


四角い顔の オーナーズトラベル高橋より

お見積無料

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1泊2食つきがお得でしょ★ 何かと忙しい幹事サンもこれでラクラク! 朝・夕のお食事つきだからめんどうな買い出しはナシ!好きなお酒とお菓子だけ買って、時間も手間もかかりません! 今ならお得なプランをた〜くさんご用意してます!